Przy zawieraniu umów przez spółkę może okazać się, że dla jej skuteczności konieczne jest – oprócz podpisu zarządu zgodnie z zasadami reprezentacji – uzyskanie zgód korporacyjnych innych organów spółki (np. zgromadzenia wspólników lub rady nadzorczej). Brak takiej zgody – jeżeli obowiązek jej uzyskania wynika z KSH – powoduje nieważność czynności, jeżeli natomiast obowiązek jej uzyskania wynika wyłącznie z umowy spółki – generuje odpowiedzialność organizacyjną lub odszkodowawczą członków zarządu.[1]
Podstawowym dokumentem, który określa zakres wymaganych zgód jest umowa spółki, która może w szczególnych przypadkach przewidywać wymóg uzyskania zgody zgromadzenia wspólników lub rady nadzorczej (o ile została powołana w spółce). Niezależnie od postanowień umowy, są też przypadki, w których zgoda taka jest bezwzględnie wymagana na podstawie przepisów KSH.
Żeby zatem wiedzieć, w jakich przypadkach taka zgoda jest konieczna, trzeba znać zarówno treść umowy spółki, jak również przepisy KSH, które regulują obowiązek ich uzyskania.
Poniżej najczęstsze w praktyce przypadki, w których wymagane jest uzyskanie dodatkowej zgody innych organów spółki z o.o.
Ograniczenie możliwości zbycia udziałów
Już na etapie zakładania spółki jej wspólnicy mogą ograniczyć możliwość zbycia oraz zastawienia udziału poprzez uzależnienie dokonania tych czynności od zgody zgromadzenia wspólników. W praktyce wprowadzenie takiego ograniczenia pozwala m.in. na uchronienie się przed koniecznością podejmowania decyzji przy udziale osoby trzeciej, niezaakceptowanej wcześniej przez innych wspólników. Zbywanie udziałów może być również ograniczone przykładowo wprowadzeniem w umowie spółki prawa pierwszeństwa pozostałych wspólników w nabywaniu udziałów lub prawem pierwokupu. Jeżeli żadne ograniczenia w tym zakresie nie są wprowadzone w umowie spółki, udziały mogą być swobodnie zbywane zgodnie z zasadą swobody rozporządzania udziałami, będącą jedną z istotnych cech spółki z o. o.[2]
Zawarcie umowy kredytu, pożyczki, poręczenia lub innej podobnej umowy z członkiem zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, prokurentem, likwidatorem
Przepisy KSH wprowadzają szczególny przypadek, w którym wymagana jest zgoda zgromadzenia wspólników, a który dotyczy zawierania określonych umów z członkami władz, tj.: zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, prokurentem, likwidatorem albo na rzecz ww. osób. Przypadek ten obejmuje również sytuacje, w których do zawarcia z ww. osobą dochodzi przez spółkę zależną.[3]
Obowiązek ten dotyczy zawierania ze spółką następujących umów: umowy kredytu, pożyczki, poręczenia. Obowiązek ten dotyczy również zawierania „innych podobnych umów”. Wobec tego, że brak jest w ustawie definicji „innych podobnych umów”, ustalenie ich zakresu można oprzeć na literaturze i orzecznictwie, z zastrzeżeniem jednak, że każdy przypadek wymaga indywidualnej oceny. Zgodnie ze stanowiskiem wyrażanym w orzecznictwie przez inną podobną umowę należy rozumieć wszelkie umowy, do której istoty należy transfer środków ze spółki do majątku ww. osób albo udzielania im zabezpieczeń[4], a zatem przykładowo zakresem obejmuje przypadki umowy darowizny, zastawu, przejęcia długu.[5]
Umowa zawarta pomimo braku zgody lub w przypadku odmowy takiej zgody przez zgromadzenie wspólników jest nieważna. Odpowiednia zgoda na dokonanie czynności może być wyrażona również następczo w terminie 2 miesięcy od złożenia oświadczenia.[6]
Zajmowanie się interesami konkurencyjnymi przez członka Zarządu
Zgody organu uprawnionego do powołania Zarządu (czyli zazwyczaj zgromadzenia wspólników, chyba, że umowa spółki określa inny podmiot, uprawniony do jego powołania) wymaga również zajmowanie się interesami konkurencyjnymi przez członka zarządu oraz uczestniczenie w spółce konkurencyjnej jako wspólnik spółki cywilnej, spółki osobowej lub jako członek organu spółki kapitałowej bądź uczestniczenie w innej konkurencyjnej osobie prawnej jako członek organu. Zgody wymaga również udział w konkurencyjnej spółce kapitałowej w przypadku posiadania przez ww. członka zarządu co najmniej 10% udziałów lub akcji tej spółki albo prawa do powołania co najmniej jednego członka zarządu.[7]
Wobec braku ustawowej definicji „zajmowania się interesami konkurencyjnymi”, ustalenie zakresu ww. pojęcia można oprzeć na literaturze i orzecznictwie, z zastrzeżeniem jednak, że każdy przypadek wymaga indywidualnej oceny. Przez zajmowanie się interesami konkurencyjnymi, zgodnie z poglądami wyrażanymi w piśmiennictwie, należy na ogół rozumieć podejmowanie działań zbieżnych z działaniami wchodzącymi w zakres działalności spółki, które jednocześnie mogą prowadzić do osłabienia pozycji spółki na rynku. Pojęcie zajmowania się interesami konkurencyjnymi obejmuje prowadzenie we własnym lub cudzym imieniu zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio działalności tego samego rodzaju, co działalność spółki.[8]
Sankcje za brak przestrzegania ww. przepisu mają charakter organizacyjny (które mogą polegać m.in. na odwołaniu członka zarządu, zawieszeniu w pełnieniu funkcji) lub odszkodowawczy wobec spółki (np. na zasadzie bezpodstawnego wzbogacenia). Naruszenie ww. przepisu nie wpływa jednak na ważność dokonanych przez członka zarządu czynności prawnych.[9]
Rozporządzenie prawem lub zaciągnięcie zobowiązania o wartości przewyższającej dwukrotność kapitału zakładowego
Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, to rozporządzenie prawem lub zaciągnięcie zobowiązania do świadczenia o wartości dwukrotnie przewyższającej wysokość kapitału zakładowego wymaga uchwały wspólników.[10] Jeżeli spółka była zawierana przez system s24, to wystarczy sprawdzić w umowie spółki, czy ten obowiązek został wyłączony – w ramach postanowień wzorca umowy były do wyboru dwa warianty w tym zakresie.
Zakres czynności wymagających ww. zgody jest bardzo szeroki, obejmuje zarówno czynności dwu- i wielostronne, jak i jednostronne. Przykładowe czynności to zawarcie umowy o świadczenie usług, kredytu, sprzedaż towarów wyprodukowanych przez spółkę, sprzedaż pojazdu mechanicznego, udzielenie licencji na korzystanie ze znaku towarowego przysługujące spółce, jak również umowy przedwstępne.[11]
W praktyce, jeżeli kapitał zakładowy jest na minimalnym poziomie, każdorazowe podejmowanie dodatkowo uchwały przez zgromadzenie wspólników może utrudniać bieżące prowadzenie spraw spółki. Warto zatem wprowadzić w umowie spółki jego wyłączenie lub podwyższenie progu kwotowego, od którego taka zgoda ma być wymagana.[12]
Nabycie i zbycie nieruchomości, użytkowania wieczystego lub udziału w nieruchomości
Zgody zgromadzenia wspólników wymaga co do zasady również nabycie i zbycie nieruchomości, użytkowania wieczystego lub udziału w nieruchomości. Żeby taka zgoda nie była wymagana, konieczne jest wyłączenie wymogu uzyskania zgody zgromadzenia wspólników w umowie spółki.[13] Celem wprowadzonej regulacji jest zapewnienie wspólnikom nadzoru w zakresie rozporządzania istotnymi składnikami majątkowymi spółki.[14] Dlatego przy wszelkich transakcjach związanych z obrotem nieruchomościami należy zawsze zweryfikować, czy taka zgoda nie jest wymagana.
Dokonanie czynności bez wymaganej uchwały wspólników w przypadku jw. skutkuje jej nieważnością. Zgoda wspólników może być wyrażona przed złożeniem oświadczenia lub po jego złożeniu, jednak nie później niż w terminie dwóch miesięcy od dnia złożenia oświadczenia. [15]
Zbycie i wydzierżawienie przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części oraz ustanowienie na nich ograniczonego prawa rzeczowego
Zgody Zgromadzenia Wspólników wymaga również zbycie i wydzierżawienie przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części oraz ustanowienie na nich ograniczonego prawa rzeczowego.[16]
W tym zakresie w praktyce powstają trudności w zinterpretowaniu, czy w danym przypadku ma miejsce zbycie przedsiębiorstwa, jak również zorganizowanej części przedsiębiorstwa. Przyjmuje się, że przedsiębiorstwo jako przedmiot zbycia musi stanowić całość pod względem organizacyjnym i funkcjonalnym. Zbycie poszczególnych jego elementów, choćby nawet przedstawiały znaczną wartość nie stanowi jednak podstawy do uznania, że nastąpiła sprzedaż przedsiębiorstwa i wymagana jest uchwała zgromadzenia wspólników.[17]
Z kolei pojęcie zorganizowanej części przedsiębiorstwa przyjmuje się w znaczeniu, że stanowi ona wewnętrzną część przedsiębiorstwa i organizacyjnie wyodrębniony kompleks składników o materialnym lub niematerialnym charakterze, które powiązane są ze sobą w funkcjonalny sposób, pozwalający na realizację określonych zadań gospodarczych.[18] W praktyce ma to znaczenie nie tylko ze względu na kwestię obowiązku uzyskania zgody zgromadzenia wspólników, ale również odmienne konsekwencje podatkowe w przypadku zakwalifikowania dokonywanej transakcji jako np. zbycie zorganizowanej części przedsiębiorstwa.
Dokonanie czynności jw. bez wymaganej uchwały wspólników skutkuje jej nieważnością. Zgoda może być wyrażona przed złożeniem oświadczenia lub po jego złożeniu, jednak nie później niż w terminie dwóch miesięcy od dnia złożenia oświadczenia. [19]
Umowa o nabycie nieruchomości albo udziału w nieruchomości lub środków trwałych za cenę przewyższającą jedną czwartą kapitału zakładowego, nie niższą jednak od 50 000 złotych przed upływem 2 lat od zarejestrowania spółki
Jeżeli zawarcie umowy: o nabycie dla spółki nieruchomości albo udziału w nieruchomości lub środków trwałych za cenę przewyższającą jedną czwartą kapitału zakładowego, nie niższą jednak od 50 000 złotych przed upływem 2 lat od zarejestrowania spółki – nie było przewidziane w umowie spółki, to do jej zawarcia konieczne jest uzyskanie zgody Zgromadzenia Wspólników.[20]
Celem wprowadzenia w KSH powyższej regulacji była przede wszystkim potrzeba ochrona kapitału zakładowego spółki przed tzw. ukrytymi aportami, czyli nabywaniem przez spółkę mienia w zamian za wniesione przez wspólnika udziały po to, aby obejść przepisy o wnoszeniu aportów.[21]
[1] art. 17 KSH
[2] Z. Jara, Komentarz (…)
[3] art. 15 KSH
[4] wyrok SN, II CSK 349/16
[5] Poza wskazanymi umowami w orzecznictwie można odnaleźć różne indywidualne przypadki, kiedy umowa została uznana za wymagającą uzyskania zgody na podstawie art. 15 KSH; wśród nich są również wyrażane poglądy, odrzucane przez większość przedstawicieli literatury m.in. zakwalifikowanie do ww. katalogu umowy sprzedaży prawa użytkowania wieczystego gruntu i własności wniesionych na niej budynków, w której znacznie zaniżono cenę sprzedaży (uchwała SN z dnia 22 października 2010 r. sygn. III CZP 69/10)
[6] art. 17 KSH
[7] art. 211. § 1 KSH
[8] K. Kopaczyńska-Pieczniak, w: Kidyba, Komentarz KSH, 2018, art. 211, pkt 5; niekiedy definicja „zajmowania się interesami konkurencyjnymi” jest przyjmowana w szerokim rozumieniu, przykładowo Sąd Najwyższy w wyroku z 24.7.2014 r. sygn.. II CSK 627/13 przyjął, że takie zachowania członka zarządu, które mogą niekorzystnie wpływać na sytuację majątkową spółki – ułatwianie takiemu podmiotowi prowadzenia działalności gospodarczej, doradzanie, dostarczanie towarów, udzielanie kredytów, przekazywanie informacji o kontrahentach spółki czy metodach produkcji, a więc dokonanie czynności na rzecz innego podmiotu prowadzącego działalność konkurencyjną.
[9] Z. Jara, Komentarz (…)
[10] art. 230 KSH
[11] Z. Jara, Komentarz (…)
[12] Podjęcie uchwały blankietowej tj. umożliwiającej podejmowanie wszelkich czynności jest uznawane za niedopuszczalne.
[13] Art. 228 pkt. 4) KSH
[14] Z. Jara, Komentarz (…)
[15] Art. 17 KSH
[16] Art. 228 pkt. 3) KSH
[17] Z. Jara, Komentarz (…)
[18] S. Włodyka, System (…)
[19] Art. 17 KSH
[20] Art. 229 KSH
[21] W przypadku wnoszenia aportów konieczne jest określenie aportu w umowie spółki, a w przypadku przyjęcia wkładu po cenie wygórowanej wspólnik, który wniósł taki aport ma obowiązek wyrównać spółce brakującą wartość.