Wymogi formalne zwołania
Wspólnicy mogą powziąć uchwały pomimo braku formalnego zwołania zgromadzenia wspólników tylko, jeżeli cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, czyli wszyscy wspólnicy są obecni na posiedzeniu i żaden z nich nie zgłosił sprzeciwu.[1]
W przypadku, gdy nie ma choćby jednego wspólnika, nawet jeżeli dysponuje tylko jednym głosem na tym zgromadzeniu, odbycie posiedzenia powinno być poprzedzone zaproszeniem na zgromadzenie.
Takie zaproszenie powinno zostać wysłane do wszystkich wspólników za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. Zawiadomienie może być wysłane wspólnikowi na adres do doręczeń elektronicznych albo pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane. W praktyce, żeby uniknąć konieczności wysyłania listów poleconych, zaleca się zebranie od wspólników takich oświadczeń ze wskazanymi adresami e-mail poszczególnych wspólników.[2]
Kto zwołuje zgromadzenie wspólników?
Zasadą wynikającą z KSH jest, że zgromadzenie wspólników zwołuje zarząd. W określonych przypadkach, kiedy zarząd nie zwoła zgromadzenia wspólników, zwołać zgromadzenie może również rada nadzorcza (lub komisja rewizyjna), wspólnik lub wspólnicy upoważnieni przez sąd oraz inne osoby, jeżeli zostały upoważnione do zwoływania w treści umowy spółki.[3]
Rada nadzorcza oraz komisja rewizyjna mają prawo dokonać zwołania zgromadzenia wspólników, jeżeli wyszło od tych organów żądanie zwołania, a zarząd nie dokonał zwołania, pomimo upływu dwóch tygodni od dnia zgłoszenia takie żądania. Umowa spółki może również przyznać na tej zasadzie uprawnienie do zwoływania zgromadzenia wspólników innym osobom. [4]
Prawo do żądania zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników i umieszczenia określonych spraw w porządku obrad tego zgromadzenia wspólników mają również wspólnik lub wspólnicy reprezentujący co najmniej jedną dziesiątą kapitału zakładowego. Żądanie takie należy złożyć na piśmie zarządowi najpóźniej na miesiąc przed proponowanym terminem zgromadzenia wspólników. Powyższe uprawnienie może zostać przyznane również w umowie spółki wspólnikom reprezentującym niższy udział w kapitale zakładowym.[5]
W przypadku, gdy pomimo upływu okresu dwóch tygodni od dnia ewentualnego żądania wspólników do zwołania zgromadzenia, zgromadzenie nie zostało zwołane z porządkiem obrad zgodnym z żądaniem, upoważnienia do zwołania zgromadzenia wspólnikowi może udzielić sąd.[6]
W praktyce, jeżeli zarząd nawet spóźni się z okresem ww. dwóch tygodni ze zwołaniem zgromadzenia wspólników, przykładowo o kilka dni – i dokona tego przed zwołaniem przez ww. inne organy lub osoby, a porządek obrad jest tożsamy z przedstawionym, to wystarczające jest dokonanie zwołania przez zarząd. Jeżeli takie zwołanie by nastąpiło natomiast po zwołaniu przez inne organy lub osoby, ale na inny termin, należy uznać do doszło do zwołania dwóch zgromadzeń wspólników, chyba że na wcześniejszym zgromadzeniu zostanie wyczerpany porządek obrad wynikający również z drugiego zawiadomienia o zwołaniu. Jeżeli natomiast zaproszenie dotyczy zwyczajnego zgromadzenia wspólników, to odbycie pierwszego zgromadzenia wspólników uniemożliwia odbycie kolejnego, bowiem zwyczajne zgromadzenie wspólników dotyczące tego samego roku obrotowego może odbyć się raz w roku.[7]
Organowi lub osobie, która zwołała zgromadzenie wspólników przysługuje również uprawnienie do odwołania zgromadzenia wspólników.[8]
Jakie elementy powinno zawierać zawiadomienie wspólników?
Zawiadomienie o zwołaniu zgromadzenia wspólników powinno zawierać oznaczenie dnia, godziny i miejsca zgromadzenia wspólników oraz szczegółowy porządek obrad. W przypadku, gdy przedmiotem obrad ma być zmiana umowy spółki, należy wskazać treść proponowanych zmian. Jeżeli udział w zgromadzeniu ma nastąpić przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, co jest aktualnie częstą praktyką, zaproszenie zawiera dodatkowo informacje o sposobie uczestniczenia w tym zgromadzeniu, wypowiadania się w jego trakcie, wykonywania na nim prawa głosu oraz wnoszenia sprzeciwu.[9] Dowody zwołania powinny być załączone do księgi protokołów.
[1] art. 240 KSH
[2] art. 238 KSH
[3] art. 235 KSH
[4] art. 235 KSH
[5] art. 236 KSH
[6] art. 237 KSH
[7] Z. Jara, Komentarz (…)
[8] art. 235 § 4 KSH
[9] art. 238 KSH