Nowelizacja KSH z 2022 r.
Zarządy spółek z o.o. często nie pamiętają o wprowadzonym w ramach nowelizacji KSH z 2022 r.[1] obowiązku protokołowania podejmowanych przez siebie uchwał. Tymczasem aktualnie z KSH wprost wynika, że uchwały zarządu spółki z o.o. są protokołowane. Przed ww. nowelizacją przepisy wprost nie regulowały tej kwestii, w doktrynie ww. kwestia była sporna[2], natomiast zasadniczo zarządy protokołowały posiedzenia na zasadzie analogicznej do protokołowania posiedzeń innych organów w spółce. Nowe przepisy miały ujednolicić praktykę protokołowania wszystkich uchwał zarządu.[3]
Mimo istniejących wątpliwości interpretacyjnych ww. nowych przepisów[4] należy przyjąć, że obowiązek sporządzenia protokołu z posiedzenia zarządu dotyczy jedynie przypadków, w których zarząd podejmuje uchwały, w tym również bez odbycia posiedzenia (np. uchwała w trybie pisemnym lub za pośrednictwem środków komunikowania się na odległość). Obowiązkiem protokołowania są objęte jedynie decyzje zarządu jako organu, nie indywidualne decyzje jej członków.[5]
W praktyce pojawia się często pytanie, jakie w takim razie decyzje podejmowane przez członków zarządu wymagają uchwały, skoro zgodnie z przepisami KSH każdy członek zarządu ma prawo i obowiązek prowadzenia spółki.[6] Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, każdy członek zarządu może prowadzić bez uprzedniej uchwały zarządu sprawy nieprzekraczające zakresu zwykłych czynności. Jeżeli jednak przed załatwieniem ww. sprawy, choćby jeden z pozostałych członków sprzeciwi się jej przeprowadzeniu lub jeżeli sprawa przekracza zakres zwykłych czynności, konieczne jest podjęcie uchwały przez zarząd.[7] Pojęcie zwykłych spraw spółki nie jest przy tym zdefiniowane w KSH, jego treść definiuje się w ramach określonego stanu faktycznego. Przyjmuje się jednak, że czynnościami nieprzekraczającymi zwykłych spraw spółki są bieżące czynności dokonywane w celu zapewnienia normalnego i niezakłóconego funkcjonowania spółki, z uwzględnieniem celu spółki, rodzaju wykonywanej działalności, uzyskiwanych dochodów i obrotów spółki. [8] Przykładowo za czynność nieprzekraczającą zwykłego zarządu można uznać decyzję o posprzątaniu siedziby firmy, natomiast już czynnością przekraczającą zwykły zarząd może być decyzja o wstrzymaniu produkcji lub zakończeniu danego przedsięwzięcia.[9] Dopuszczalne jest również określenie w umowie spółki, które czynności są uznawane za zwykłe czynności spółki.
Obowiązek podejmowania uchwał dotyczy zarządu wieloosobowego. Podkreślenia wymaga również, że uchwały mogą być podjęte, jeżeli wszyscy członkowie zostali prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu zarządu.[10]
Jakie są konsekwencje braku protokołu zarządu?
Znowelizowane przepisy KSH nie wskazują wprost konsekwencji niezaprotokołowania uchwał bądź błędów w protokole. Pomimo rozbieżnych stanowisk doktryny, ze względów celowościowych należy uznać, że brak protokołu, czy brak elementów protokołu, jak. np. porządku obrad, liczby głosów nie powoduje nieważności uchwał podjętych przez zarząd, a jedynie może generować odpowiedzialność odszkodowawczą. Ze względu jednak na pojawiające się przeciwne głosy w piśmiennictwie[11], zgodnie z którymi nakaz protokołowania uchwał zarządu należy interpretować jako zachowanie formy szczególnej, której niedochowanie powoduje nieważność uchwał, należy w tym względzie zachować dużą ostrożność i unikać sytuacji, w których uchwały zarządu w sprawach przekraczających zwykły zarząd nie są protokołowane.
Jakie elementy powinien zawierać protokół zarządu?
Protokół zarządu powinien zawierać porządek obrad, imiona i nazwiska obecnych członków zarządu i liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały. W protokole zaznacza się również zdanie odrębne zgłoszone przez członka zarządu wraz z jego ewentualnym umotywowaniem. Protokół ma być podpisany przez co najmniej członka zarządu prowadzącego posiedzenie lub zarządzającego głosowanie. Umowa spółki lub regulamin zarządu może zmodyfikować ww. zakres podpisów składanych na protokole posiedzenia.
[1] ustawa z 9 lutego 2022 r. zmieniająca regulacje Kodeksu spółek handlowych od 13 października 2022 r., która wprowadziła art. 2081 (UZMKSH)
[2] P. Pinior, A. Strzępka, Komentarz (…)
[3] uzasadnienie do ustawy (…)
[4] Na wątpliwości wynikające z brzmienia przepisu wskazuje m in. P. Pinior, J.A. Strzępka, Komentarz (…), którzy wskazują na to, że nie wiadomo, czy protokołem ma być objęte całe posiedzenie, czy jedynie treść podejmowanych uchwał.
[5] R. Szyszko, Kodeks (…)
[6] art. 208 § 2 KSH
[7] art. 208 §3-4 KSH
[8] P. Pinior, A. Strzępka, Komentarz (…)
[9] Z. Jara, Komentarz (…)
[10] art. 208 §1 i 5 KSH
[11] J. Bieniak, Komentarz (…)