Obliczanie kadencji w pełnych latach obrotowych
Pomimo, że od uchwalenia nowelizacji przepisów KSH w dniu 9 lutego 2022 r.[1] upłynęło już ponad dwa lata, część zarządów spółek nadal ustala kadencję członków zarządu wg zasad sprzed ww. nowelizacji. Tymczasem zgodnie z aktualnymi przepisami zasadą jest – w przypadku powoływania członka zarządu na okres dłuższy niż rok, że kadencję oblicza się w pełnych latach obrotowych (chyba, że umowa spółki stanowi inaczej).
Powyższe oznacza, że kadencję w ww. przypadku należy liczyć według pełnych lat obrotowych, co powoduje, że okres pełnienia funkcji trwa do końca roku obrotowego, tj. w praktyce przeważnie chodzi o datę 31 grudnia danego roku (przy założeniu, że rok kalendarzowy pokrywa się z obrotowym), ponieważ wtedy kończy się pełny rok obrotowy pełnienia funkcji. Co istotne, zasadę tą stosuje się również do zarządów powołanych przed wejściem w życie ustawy.[2]
Jeżeli zatem przykładowo danego członka zarządu powołano na 3-letnią kadencję 20 kwietnia 2021 r., to przyjmuje się, że jego kadencja upłynie w dniu 31 grudnia 2024 r. i obejmuje pełne lata obrotowe: 2022 r., 2023 r. i 2024 r. (przy założeniu pokrywania roku obrotowego w spółce z rokiem kalendarzowym i braku odmiennych postanowień w umowie spółki). W ten sposób, w przypadku odnawiania składu Zarządu na kolejne kadencje zarząd będzie powoływany każdorazowo od 1 stycznia danego roku do 31 grudnia danego roku. W przypadku powoływania nowych członków Zarządu w trakcie roku obrotowego, zasada jw. również ma zastosowanie.
Wprowadzenie wynikającego z ww. znowelizowanych przepisów sposobu liczenia kadencji miało ujednolicić poglądy dotyczące sposobu liczenia kadencji organów na rzecz tzw. koncepcji prolongacyjnej. W doktrynie istniały bowiem rozbieżne poglądy dotyczące uwzględniania przy obliczaniu lat obrotowych, w którym dana osoba pełniła funkcję jedynie pełnych lat obrotowych, bez uwzględnienia roku, w którym nastąpiło powołanie (według koncepcji prolongacyjnej) oraz tzw. koncepcji redukcyjnej, zgodnie z którą okres kadencji w latach należało liczyć od dnia powołania, a jedynie ostatni rok pełnienia funkcji powinien być pełnym rokiem obrotowym. [3]
Mandat a kadencja
Istotne jest również, że obok pojęcia kadencji w przepisach KSH występuje pojęcie mandatu. Mandat to umocowanie do wykonywania funkcji członka zarządu, w odróżnieniu od pojęcia kadencji, która z kolei określa okres sprawowania funkcji. Członek zarządu jest umocowany do pełnienia funkcji, tj. może reprezentować spółkę i prowadzić jej sprawy do chwili wygaśnięcia mandatu – nie zaś do końca upływu kadencji.[4]
W praktyce natomiast data upływu kadencji często nie pokrywa się z datą wygaśnięcia mandatu. Z przepisów KSH wynika bowiem, że mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Jeżeli z kolei umowa spółki przewiduje, że członków zarządu powołuje się na okres tzw. wspólnej kadencji, mandat członka zarządu powołanego przed upływem danej kadencji co do zasady wygasa równocześnie z wygaśnięciem mandatów pozostałych członków zarządu. Mandat członka zarządu może wygasnąć również wskutek śmierci, rezygnacji albo odwołania ze składu zarządu. [5]
W przykładzie opisanym powyżej, pomimo zatem, że kadencja członka zarządu upłynie w dniu 31 grudnia 2024 r., wygaśnięcie mandatu członka zarządu nastąpi z chwilą odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za rok 2024, co powinno nastąpić do końca czerwca 2025 r. – zatem mandat będzie obowiązywać dłużej niż okres kadencji (przy założeniu, że umowa spółki nie określa w sposób odmienny ww. zasad).
Każdy przypadek jest inny, natomiast ustalenie czasu trwania kadencji i obowiązywania mandatu może nie być jednoznaczne, zwłaszcza jeżeli umowa spółki zawiera szczególne uregulowania ww. kwestii. Przy ocenie jw. należy wziąć pod uwagę zarówno uregulowania wynikające z KSH, jak i umowy spółki.
[1] UZMKSH
[2] Art. 23 UZMKSH
[3] Z. Jara, Komentarz (…)
[4] Z. Jara, Komentarz (…)
[5] art. 202 KSH