Jaki jest prawidłowy sposób reprezentacji spółki z o.o.?
Przy prowadzeniu spółki z o. o. należy zwracać uwagę na to, czy zarząd prawidłowo podpisuje umowy zawierane w imieniu spółki.
Jeżeli zarząd jest jednoosobowy, sposób reprezentacji w zasadzie nie powinien wywoływać większych wątpliwości (z zastrzeżeniem przypadków szczególnych opisanych w dalszej części niniejszego rozdziału). Inaczej jednak jest, jeżeli zarząd jest wieloosobowy i do tego przykładowo w spółce zostali powołani prokurenci. Zasadą reprezentacji wynikającą z Kodeksu spółek handlowych (KSH) jest w takim przypadku zasada reprezentacji łącznej (tj. umowę w takim przypadku powinno podpisać dwóch członków Zarządu lub członek Zarządu i prokurent). Umowa spółki może przewidywać jednak inne zasady reprezentacji, niż wynikające z KSH.[1]
Zatem podstawowym dokumentem dla zweryfikowania, czy zarząd prawidłowo podpisuje dokumenty w imieniu spółki, jest zasada reprezentacji wynikająca z umowy spółki, czyli dokumentu założycielskiego. Zasada reprezentacji wynikająca z ww. umowy znajduje odzwierciedlenie w odpisie z rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Dlatego najlepszą praktyką przy podpisywaniu umów, która pozwala na uniknięcie ewentualnie nieprawidłowego sposobu reprezentacji, w tym również przez kontrahentów, z którymi spółka podpisuje umowę jest każdorazowe załączanie do podpisywanych umów odpisów KRS każdej ze stron umowy. [2]
Są jednak przypadki szczególne, w których ww. zasada wynikająca z umowy spółki ulega modyfikacji, ze względu na bezwzględnie obowiązujące przepisy KSH.
W jakich szczególnych przypadkach zasada reprezentacja jest inna?
Podpisywanie umów przez członka zarządu ze spółką
W przypadku, jeżeli zarząd podpisuje umowę we własnym imieniu ze spółką, spółka musi być reprezentowana przez pełnomocnika powoływanego uchwałą zgromadzenia wspólników lub przez radę nadzorczą, o ile została powołana w spółce.[3] Przepisy KSH nie przewidują przy tym wprost ograniczeń co do osoby, która może zostać ustanowiona pełnomocnikiem, zatem przykładowo może być nim wspólnik lub osoba spoza grona wspólników, jak również członek rady nadzorczej.[4] W praktyce do podpisywanych umów jako potwierdzenie umocowania załączane są w takim przypadku protokoły zgromadzenia wspólników uwzględniające uchwałę o powołaniu pełnomocnika lub protokoły z posiedzenia rady nadzorczej delegujące jednego z członków rady do jej podpisania.
Co istotne, powyższa zasada reprezentacji dotyczy zarówno przypadku, w którym zarząd jest jednoosobowy, jak i przypadku, w którym zarząd jest wieloosobowy. Oznacza to, że nawet jeżeli jest kilku członków zarządu, spółka nie może być reprezentowana przez drugiego członka zarządu do podpisania umowy z innym członkiem zarządu, chyba że został ustanowiony pełnomocnikiem do reprezentowania spółki przez zgromadzenie wspólników.[5]
Często pojawia się w tym zakresie pytanie, czy można podjąć uchwałę, w której pełnomocnik lub jeden członek rady nadzorczej zostanie upoważniony do podpisywania z członkami zarządu wszelkich umów w imieniu spółki (tzw. uchwała blankietowa). Takie rozwiązanie pozwoliłoby uniknąć konieczności każdorazowego podejmowania uchwały wyznaczającej pełnomocnika lub członka rady nadzorczej do podpisania konkretnej umowy. Ze względu na poglądy wyrażane w piśmiennictwie[6], należy jednak uznać, że takie blankietowe uchwały mogą być uznane za obejście bezwzględnie obowiązujących przepisów i nieważne, stąd najlepiej, żeby takie uchwały określały co najmniej specyfikację rodzaju umowy lub ich istotne warunki i odnosiły się do konkretnie wskazanej umowy lub stanowiły załącznik do uchwały. W ten sposób unikniemy ryzyka podważenia skuteczności takiej uchwały.
Podpisywanie umów przez członka zarządu ze spółką, w której jest zarazem jedynym wspólnikiem
Zasada, o której mowa powyżej nie ma zastosowania, jeżeli umowa jest podpisywana przez jedynego członka zarządu ze spółką, który jest równocześnie jej jedynym wspólnikiem. W takim przypadku umowy zawierane ze spółką muszą mieć formę aktu notarialnego.[7] O zawarciu umowy notariusz sporządzający akt zawiadamia sąd rejestrowy poprzez przesłanie wypisu aktu notarialnego. Podpisanie umowy bez zachowania formy aktu notarialnego skutkuje jej nieważnością ze względu na brak zachowania szczególnej formy prawnej.[8]
Jakie są konsekwencje nieprawidłowej reprezentacji Spółki przy zawarciu umowy?
W zakresie konsekwencji nieprawidłowej reprezentacji spółki przy podpisywaniu umowy w piśmiennictwie i orzecznictwie były wyrażane dwa rozbieżne poglądy. Jeden z nich stanowi o tym, że taka czynność może być konwalidowana i wywołuje skutek bezskuteczności zawieszonej – tj. może być skuteczna po jej potwierdzeniu przez zarząd[9]. Drugi z nich stanowi o bezwzględnej nieważności zawartej umowy i tym samym braku możliwości jej konwalidacji[10].
Nowelizacja przepisów KC obowiązująca od 1 marca 2019 r. [11] z zasady miała w sposób jednoznaczny rozstrzygnąć ww. spór na korzyść pierwszego stanowiska jw. Wprowadziła bowiem wprost zasadę, z której wynika, że jeżeli osoba, która podpisuje umowę jako organ bez umocowania lub z przekroczeniem jego zakresu, ważność umowy zależy od jej potwierdzenia przez podmiot, w imieniu którego zawarła umowę. W takim przypadku druga strona umowy może wyznaczyć spółce, w imieniu której umowa została zawarta odpowiedni termin do potwierdzenia umowy. W przypadku natomiast braku potwierdzenia, osoba która zawarła umowę podając się za jej organ zobowiązana jest do zwrotu tego, co otrzymała od drugiej strony umowy oraz naprawienia szkody, którą poniosła druga strona w związku z zawarciem umowy bez umocowania. Co istotne, uchwalona nowelizacja jw. wywołuje skutki retroaktywne, tj. ww. zasada jest stosowana również do czynności prawnych przed dniem wejścia w życie nowelizacji, o ile nie były one przedmiotem prawomocnie zakończonych postępowań sądowych. Oznacza to, że ww. norma prawna może mieć zastosowanie nawet do umów zawartych wiele lat przed nowelizacją.[12]
Pomimo uregulowania wprost ww. konsekwencji nieprawidłowej reprezentacji przy podpisywaniu umowy, nadal ww. przepis jest odmiennie interpretowany w zależności od konkretnego przypadku naruszenia zasad reprezentacji i część przedstawicieli piśmiennictwa nadal wskazuje jako konsekwencję nieważność dokonanej czynności.[13] Dlatego, niezależnie od przyjmowanej interpretacji ww. przepisów, należy liczyć się z negatywnymi konsekwencjami naruszania zasad reprezentacji, zatem najlepiej takich naruszeń unikać.
[1] art. 205 KSH
[2] wydruk informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu z rejestru przedsiębiorców pobrany w trybie art. 4 ust. 4aa ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym
[3] art. 210 § 1 KSH
[4] Z. Jara, Komentarz (…)
[5] Stanowisko co do tego, czy dopuszczalne jest ustanowienie pełnomocnikiem innego członka Zarządu jest sporne, zarówno w literaturze, jak i orzecznictwie. Na dzień niniejszego opracowania dominującym poglądem jest jednak dopuszczalność udzielenia pełnomocnictwa innemu członkowi Zarządu. (Wyrok SN, II CSKP 785/22; tak również w literaturze przyjmują: Z. Jara, Komentarz (…), A. Kidyba, Komentarz (…))
[6] Z. Jara, Komentarz (…)
[7] art. 210 § 2 KSH
[8] P. Pinior, A. Strzępka, Komentarz (…)
[9] Na podstawie art. 103 § 1 KC;
[10] Na podstawie art. 58 §1 KC;
[11] Znowelizowany art. 39 KC na podstawie Ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym (Dz.U. z 2018 r. poz. 2244)
[12] K. Osajda, Komentarz (…)
[13] Stanowisko o bezwzględnej nieważności wyraził Sąd Najwyższy m.in. w wyroku z dnia 3.10.2019 r., sygn. I CSK 122/16; inaczej m.in. SO w Suwałkach I Wydział Cywilny w wyroku z dnia 30 grudnia 2019 r., sygn. I Ca 446/19; odmienne stanowisko SN wyraził również m.in. w odniesieniu do stosunku pracy w wyroku SN z dnia 16.10.2018 r., sygn. I UK 115/18;